Cómo evitar interrupciones en el trabajo

Seguramente te ha pasado. Estás ocupado, preparando un cuadro de excel con datos importantes para una reunión más tarde, y de pronto…
- ¿Juan?
- (Sin dejar de mirar la computadora) Dime.
- Una consulta…
- ¡Dime! (todavía mirando la computadora)
- Es que…
Y empieza todo un rollo de argumentos que al final, se ven solucionados con un “bueno, entonces haz esto” y se acabó. Regresas a la computadora y te sientes desubicado: la interrupción te desenfocó. A meterte en el tema de nuevo. Diablos.

En un estudio realizado por Microsoft, los investigadores grabaron un total de 29 horas de gente trabajando. Así descubrieron que, en promedio, cada una fue interrumpida cuatro veces por hora. Pero además, y es en realidad lo más importante, el 40% de las veces (¡casi la mitad!) estas personas no retomaron lo que estaban haciendo. Eso se debía a que estaban realizando tareas complejas, y mientras más difícil es el trabajo, menos tendemos a regresar a él. Entonces nuestros trabajos más importantes y complicados tienden a retrasarse.

Hay ocasiones en que pedimos no ser interrumpidos. A pesar de ello, alguien se aparece en la puerta de la oficina. Entonces soltamos un “pedí que no me interrumpieran”, a lo que nos replican “sólo es un minuto, quiero hacerte una pregunta”. Entonces, para no parecer maleducados ni rudos, absolvemos la pregunta y pedimos al final, de nuevo, no ser interrumpidos.

Allí está el error. Queremos ser apreciados, amables, no parecer rudos. Pero si damos una regla y dejamos que la gente la rompa, eso no nos hace amables. Nos hace ser ignorados.

Tenemos que ser coherentes sin excepción. Para ello, hay dos  soluciones:

1. Separa un momento del día -o de la semana o del mes, si no estás constantemente en la oficina- para reunirte con las personas que están a tu cargo, sea individualmente o en grupo, para resolver preguntas o revisar temas pendientes.
2. Cuando te interrumpan (porque a pesar que lo pidas de nuevo, lo harán) mira a la persona sin sonreír y dile que, sea el tema que sea, deberá esperar después, sea luego de terminar lo que estás haciendo o del momento contemplado en el punto anterior.

No importa si es una cuestión simple o un tema que implique sólo un sí o un no. Simplemente no respondas. Si esperas que el resto respete la regla de no interrumpir, debes asegurarte que tú mismo no la rompas. Sí, se creará una situación incómoda, pero ese es el punto: si la otra persona se siente incómoda, eso evitará que te interrumpa de nuevo.

Luego pueden venir, si quieres, todas las explicaciones del caso: que tu trabajo requiere total concentración y que cualquier interrupción por más pequeña que sea hará que te distraigas, por ejemplo. Pero tampoco te disculpes todo el tiempo, porque las disculpas permanentes reducen la incomodidad.

Piénsalo de esta manera: la gente se siente más segura sabiendo dónde están los límites. Puede ser duro al inicio, pero a largo plazo el estrés y la incertidumbre desaparecen. La gente prefiere saber cómo es el terreno que pisa.

(Basado en un artículo de P. Bregman)

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Foto: Guardian
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